Digitalizzazione: gestire la sicurezza dei dati

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Il passaggio a una gestione dello studio senza carta è un processo in molti casi già avvenuto, ma il trattamento dei dati in formato elettronico, oltre agli indubbi vantaggi pone qualche problema. Il computer non è un luogo tra i più sicuri: virus, spyware, software contaminato, e così via.
di Renato Torlaschi

Il passaggio a una gestione dello studio senza carta è un processo in molti casi già avvenuto, ma il trattamento dei dati in formato elettronico, oltre agli indubbi vantaggi pone qualche problema.

Il computer non è un luogo tra i più sicuri: virus, spyware, software contaminato, guasti dell'hardware ne minacciano l'integrità e rendono necessario attrezzarsi.

Duplicare i dati

Molte delle informazioni gestite in uno studio sono essenziali per il normale svolgimento della pratica odontoiatrica ed è necessario considerare le conseguenze di una loro perdita accidentale: sulle colonne di Digital Dentist, la sicurezza dei dati è paragonata alla disponibilità di un'assicurazione affidabile.

Larry Emmott, su Jada, ha provato a delineare lo scenario peggiore: durante la notte, tutti i dati dello studio vengono distrutti da un incendio. "Il mattino dopo, mentre cerchi di vedere tra le ceneri se qualcosa si è salvato, iniziano ad arrivare i pazienti e scopri che non hai nessun modo per sapere chi deve arrivare; non puoi recuperare i numeri telefonici dei pazienti; non sai quanto ti devono; non hai più le cartelle cliniche, le note dei trattamenti effettuati, le radiografie e le fotografie". La ricostruzione è fantasiosa e catastrofista, ma può aiutare a capire il valore economico dei dati che si maneggiano.

Secondo un'indagine del 2004 di Secure Data Express, circa metà delle aziende sperimenta una perdita di dati con conseguenze economiche molto pesanti e non risarcite da nessuna assicurazione. Occorre tenere presente poi che la maggior parte dei back-up risulterebbero inadeguati nel momento del bisogno.

Che cosa salvare

Ma cosa è necessario salvare? I dati registrati in formato elettronico sono diventati progressivamente più sofisticati, comprendendo anche radiografie, fotografie e filmati, che richiedono grandi quantità di memoria; inoltre ci sono dati finanziari, corrispondenza, contratti e molto altro ancora e, naturalmente, anche i programmi che ne permettono la gestione.

È possibile preoccuparsi di duplicare solo i dati, o magari solo una parte di loro, ma la scelta migliore sarebbe di fare il back-up di tutto il sistema, incluse le versioni aggiornate delle applicazioni software e di tutte le personalizzazioni effettuate: questo rende molto più semplice e veloce il ritorno a una situazione di normalità dopo un'accidentale perdita.

La frequenza dei salvataggi

Un'altra questione essenziale è la frequenza dei salvataggi. Idealmente servirebbe un back-up istantaneo di ogni informazione digitata, ma nella realtà questo non è possibile e il rischio di perdere tutto quanto inserito nel sistema dopo l'ultimo back-up non è eliminabile. La soluzione è farlo spesso: la frequenza giornaliera è quella più comune, ma i sistemi di back-up online salvano i dati a intervalli molto più brevi.

I supporti su cui effettuare il back-up si sono evoluti nel tempo: dai lontani floppy disk, si è passati ai dischi rimovibili, ai Cd... con capacità di memorizzazione crescenti, ma attualmente inadeguate. Dopo una grande diffusione dei salvataggi su nastro (B2T - back-up to tape), si è avuta una tendenza sempre più favorevole al back-up to disk (B2D).

I dischi hanno capacità di memorizzazione superiore (fino a 2-3 Terabyte per i dischi Sata), si possono facilmente organizzare in strutture che ne aumentano il parallelismo e le prestazioni, i tempi di restore sono generalmente superiori rispetto ai nastri e alcuni programmi di back-up non gestiscono più il B2T.

Tuttavia il nastro non sembra ancora obsoleto e il consorzio Linear tape open, che include i maggiori produttori, a partire da Ibm e Hewlett-Packard, ha rilasciato le specifiche Lto 5, che incrementano capacità e velocità come mai prima d'ora.

Inoltre, un nuovo tipo di back-up minaccia di soppiantare molti dei sistemi basati su nastro o su disco: facile ed economico, il salvataggio su cloud - non su dispositivi fisici presenti in studio ma su risorse disponibili in rete - sta diventando sempre più popolare.

Efficacia del Back-up

Perché il back-up risulti efficace, oltre a scegliere un supporto adatto, bisogna tener conto di diversi fattori e stabilire un protocollo che deve essere, prima di tutto, il più possibile automatico, senza richiedere ulteriore lavoro al dentista o al suo staff. È meglio rivolgersi a un esperto che aiuti a scegliere il programma adatto, che consenta di stabilire la tempistica migliore dei back-up e offra la possibilità di verificare facilmente se l'operazione è andata a buon fine. La procedura di back-up dovrà evitare che, in caso di danno o di perdita del supporto di memorizzazione, non vadano persi tutti i dati; back.up e restore devono essere collaudati e le copie vanno conservate in un luogo sicuro, in un ambiente diverso da quello in cui risiedono le informazioni primarie.

La protezione dei dati in uno studio odontoiatrico non si limita a una procedura efficiente di back-up, ma si affida a tutta una serie di norme, spesso elementari, che però talvolta si danno talmente per scontate da dimenticarsene. In ordine sparso e senza nessuna pretesa di essere esaustivi, ricordiamo, per esempio, che è importante proteggere l'ac-cesso al server con una password o con una chiavetta Usb biometrica; permettere la manutenzione a distanza del sistema solo quando non sono presenti dati sensibili relativi ai pazienti ed eseguire i test con dati fittizi; bloccare il pc quando ci si allontana dallo studio; non collegare apparecchi di accesso superflui o spegnerli quando non vengono utilizzati...

Come giustamente fa notare Emmott, bisogna sempre ricordare che il possessore dei dati dello studio, comunque siano registrati, è l'odontoiatra stesso e questo significa che deve essere in grado di esercitare le prerogative che derivano da tale possesso.

Fonte: Odontoconsult
La gestione delle informazioni dei pazienti nello studio | GdO 2012;10;4
| 3 Ottobre 2012 |

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